Guida alle Conversazioni Difficili: Affrontare un Dipendente a Bassa Performance

È uno dei compiti più difficili e temuti da ogni manager: dover affrontare un membro del team la cui performance è calata. Si rimanda, si evitano gli sguardi, si spera che la situazione si risolva da sola. Ma quasi mai succede. Anzi, ignorare il problema lo rende solo più grande, demotivando il resto del team che deve compensare il carico di lavoro.

Affrontare queste conversazioni è difficile perché si ha paura di demotivare ulteriormente la persona, di sembrare accusatori o di innescare un conflitto. Ma c'è un modo per trasformare questo momento da un confronto a un dialogo costruttivo. Il segreto è partire dai dati, non dalle opinioni.

1. L'Errore: Partire dalle Opinioni

L'approccio peggiore è iniziare con frasi vaghe e basate su sensazioni personali:

"Ultimamente mi sembri un po' distratto." *"Ho la sensazione che tu non stia dando il massimo." "Mi hanno detto che quel progetto è in ritardo."

Questo tipo di frasi mette immediatamente l'altra persona sulla difensiva. Sembrano un'accusa personale e la reazione più probabile sarà una giustificazione o una negazione, non un dialogo aperto.

2. La Soluzione: Partire da Dati Oggettivi

Un approccio molto più efficace è avviare la conversazione partendo da un dato oggettivo e osservabile. I dati creano un terreno comune e neutro. Non sono un'opinione, sono un fatto. E i fatti sono più facili da discutere.

Uno strumento di ascolto continuo come TeamPulse.Care ti fornisce esattamente questo tipo di dati. Le risposte anonime e aggregate del team diventano il tuo punto di partenza per una conversazione di supporto.

Immagina di notare un calo nel punteggio dell'area "Carico di Lavoro" o "Chiarezza degli Obiettivi". Puoi usare questo dato per avviare la conversazione in modo completamente diverso:

"Ciao [Nome], ti ho chiesto di parlare perché vorrei capire come supportarti al meglio. Ho notato che nelle ultime settimane, a livello di team, sta emergendo una difficoltà generale sul tema del carico di lavoro. Volevo capire come stai vivendo tu questo periodo. C'è qualcosa che sta rendendo il tuo lavoro più difficile o frustrante?"

Analizziamo perché questo approccio funziona:

• È de-personalizzato: Parti da un trend di squadra, non puntando il dito contro il singolo. Questo abbassa le difese.
• È basato su dati: Fai riferimento a un'osservazione concreta (il calo del punteggio), non a una tua "sensazione".
• È orientato al supporto: La tua domanda non è "Perché la tua performance è bassa?", ma "Come posso aiutarti?". Sposti il focus dal giudizio al supporto.

3. Un Framework per la Conversazione

Una volta avviato il dialogo, puoi seguire una struttura semplice:

1. Ascolta: Lascia che la persona parli. Il 90% delle volte, la causa della bassa performance non è la pigrizia, ma un ostacolo invisibile: un problema personale, una frustrazione con un processo, una mancanza di chiarezza. Il tuo primo compito è capire.
2. Identifica il problema insieme: Riformula quello che hai sentito per assicurarti di aver capito. "Quindi, se ho capito bene, il problema principale è che non stai ricevendo le informazioni in tempo dal team X?"
3. Definisci un piano d'azione condiviso: Invece di imporre una soluzione, chiedi: "Cosa possiamo fare, insieme, per risolvere questo ostacolo?". Rendi la persona parte della soluzione. Stabilite un'azione chiara e un momento per riverificarla.

Usare questo approccio non renderà le conversazioni difficili "facili", ma le renderà produttive. Le trasformerà da un momento di conflitto a un'opportunità per rafforzare la fiducia e aiutare le tue persone a tornare a dare il massimo.